{"id":2462,"date":"2020-06-18T09:36:20","date_gmt":"2020-06-18T07:36:20","guid":{"rendered":"https:\/\/archivesquarantainearchief.be\/?p=2462"},"modified":"2020-06-25T15:48:46","modified_gmt":"2020-06-25T13:48:46","slug":"limportance-des-conventions-dans-un-projet-darchivage","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/archivesquarantainearchief.be\/fr\/2020\/06\/18\/limportance-des-conventions-dans-un-projet-darchivage\/","title":{"rendered":"L&#8217;importance des conventions dans un projet d&#8217;archivage"},"content":{"rendered":"\n<pre class=\"wp-block-verse has-text-align-right\">Texte r\u00e9alis\u00e9 par Emilie Vermaut (Stagiaire), <br>V\u00e9ronique Fillieux (UCL) et <br>Virginien Horge (Ville de Mons)<\/pre>\n\n\n\n<p>La r\u00e9alisation d\u2019une convention est centrale lors de la collecte d\u2019archives. Mais quel est son but&nbsp;? Quelles en sont les sp\u00e9cificit\u00e9s&nbsp;? <\/p>\n\n\n\n<p>De mani\u00e8re g\u00e9n\u00e9rale, la convention permet <strong>d\u2019encadrer la donation<\/strong> entre la personne versante et le centre d\u2019archives. Il s\u2019agit d\u2019une r\u00e9flexion \u00e0 court et \u00e0 long terme sur les documents d\u2019archives vers\u00e9s, les modalit\u00e9s de conservation, de consultabilit\u00e9, de valorisation des documents, etc.<\/p>\n\n\n\n<p>Au vu de la multitude des types de d\u00e9p\u00f4ts possibles (don, versement, \u2026), du type de document (t\u00e9moignages oraux, archives num\u00e9riques, etc.) et des finalit\u00e9s propres \u00e0 chaque centre d\u2019archives ou institution, il n\u2019est pas facile de pr\u00e9voir une convention unique valable dans tous les cas. Bien que le cadre des conventions connaisse des constantes, ces derni\u00e8res prennent des formes multiples pour s\u2019adapter \u00e0 la sp\u00e9cificit\u00e9 du fonds, du producteur ou encore des modalit\u00e9s de conservation. La convention sera donc diff\u00e9rente si elle porte sur une donation \u00ab&nbsp;classique&nbsp;\u00bb, concerne une extraction d\u2019un blog ou d\u2019une page Facebook.<\/p>\n\n\n\n<p>C&#8217;est pourquoi cet article introductif permet de montrer l&#8217;importance des conventions et pose un cadre g\u00e9n\u00e9ral. <strong>Des exemples concrets<\/strong> seront par la suite mis \u00e0 disposition sur la plate-forme.<\/p>\n\n\n\n<div class=\"wp-block-file\"><a href=\"https:\/\/archivesquarantainearchief.be\/wp-content\/uploads\/2020\/06\/AQA_Outil_Introduction_Convention_VF.pdf\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\"> <a href=\"https:\/\/archivesquarantainearchief.be\/wp-content\/uploads\/2020\/04\/20200416_Outil_g%C3%A9rer_archivage_Traduit.pdf\">Vous voulez r\u00e9utiliser ou partager cet outil ? 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Ces questions doivent \u00eatre trait\u00e9es, dans la mesure du possible, en concertation avec la personne ou l\u2019institution versante. <\/li><li>La probl\u00e9matique de la<strong> r\u00e9utilisation<\/strong> est centrale et porte sur l\u2019utilisation du document pour d\u2019autres objectifs que la finalit\u00e9 initiale. Ces conditions sont en lien avec celles cadrant la <strong>conservation<\/strong> des documents. Une clause suppl\u00e9mentaire doit parfois aussi \u00eatre reprise concernant le reconditionnement ou la restauration des documents. Les questions de <strong>reproduction<\/strong> doivent \u00eatre discut\u00e9es, les documents pouvant \u00eatre reproduits \u00e0 <strong>diverses fins<\/strong> (historique, patrimoniale, culturelle, p\u00e9dagogique, informationnelle, scientifique) et ces possibilit\u00e9s doivent \u00eatre indiqu\u00e9es dans la convention. En tout \u00e9tat de cause, les modalit\u00e9s de la convention doivent refl\u00e9ter tant la volont\u00e9 du producteur que la politique et les missions du centre d\u2019archives. <\/li><li>Les conditions de <strong>consultabilit\u00e9 <\/strong>des documents peuvent \u00eatre soumises \u00e0 des conditions sp\u00e9cifiques de la part du producteur&nbsp;: certains documents peuvent \u00eatre plac\u00e9s temporairement sous embargo, d\u2019autres peuvent n\u00e9cessiter une autorisation sp\u00e9cifique. Une clause de la convention doit alors \u00eatre ajout\u00e9e et pr\u00e9voir le cadre l\u00e9gal de la consultabilit\u00e9 des documents avec p. ex. des possibilit\u00e9s de d\u00e9rogations individuelles sur autorisation de la personne versante. Toutes ces clauses doivent \u00eatre mises sur papier lors de la r\u00e9daction de la convention afin d\u2019\u00e9viter de futures complications. Les formes de la consultation (sur place, en ligne\u2026) doivent aussi \u00eatre pr\u00e9vues et indiqu\u00e9es dans le corps de la convention. <\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>2.  <strong>D\u00e9finition du cadre de la collecte <\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Il est imp\u00e9ratif de d\u00e9finir le cadre et la finalit\u00e9 de la collecte dans la convention. L\u2019institution de conservation doit faire preuve de <strong>transparence<\/strong> quant aux autres finalit\u00e9s potentielles. Le producteur doit savoir \u00e0 quelles fins les documents seront utilis\u00e9s (historiques, p\u00e9dagogiques, culturelles, patrimoniales, etc.) et peut \u00e9mettre certaines r\u00e9serves ou souhaiter certaines modalit\u00e9s. <\/p>\n\n\n\n<p>Le\n<strong>cadre de la collecte<\/strong> sera diff\u00e9rent selon le mode de collecte. Des\ndisparit\u00e9s sont en effet \u00e0 noter selon que la collecte soit effectu\u00e9e via une\nadresse mail, \u00e0 l\u2019aide d\u2019un r\u00e8glement g\u00e9n\u00e9ral d\u2019utilisation, sur le terrain ou\nencore lors de l\u2019extraction d\u2019une page Facebook. Ce qui t\u00e9moigne de la\nn\u00e9cessit\u00e9 et de l\u2019int\u00e9r\u00eat d\u2019une convention pouvant s\u2019adapter aux contraintes et\naux sp\u00e9cificit\u00e9s de chaque situation. <\/p>\n\n\n\n<p>Il peut aussi arriver que le centre d\u2019archives ne veuille ou ne puisse pas conserver la totalit\u00e9 des documents constitutifs du fonds ou de la collection. Il se r\u00e9serve alors le droit de proc\u00e9der \u00e0 un <strong>tri<\/strong> parmi les documents et, le cas \u00e9ch\u00e9ant, de transf\u00e9rer, de d\u00e9truire certains des documents re\u00e7us, notamment les doublons, des documents s\u00e9riels, des documents endommag\u00e9s ou portant atteinte aux droits ou \u00e0 la r\u00e9putation d\u2019une personne. Ces possibilit\u00e9s doivent aussi \u00eatre r\u00e9gl\u00e9es par la convention, laquelle parfois comporte aussi une clause relative aux conditions de transport des archives ou du transfert de fichiers. <\/p>\n\n\n\n<p>3. <strong>Les points de vigilance lors de la cr\u00e9ation d\u2019une convention<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Lors\nde la r\u00e9alisation d\u2019une convention, diff\u00e9rents points doivent \u00eatre mis en avant\ntant pour rassurer le producteur que pour prot\u00e9ger juridiquement le centre\nd\u2019archives. <\/p>\n\n\n\n<ul><li>La question des <strong>dommages<\/strong> pouvant\nsurvenir aux archives doit faire l\u2019objet d\u2019un article particulier dans la\nconvention. Il permet au centre d\u2019archives de ne pas \u00eatre tenu responsable des\nd\u00e9gradations que peuvent subir les archives (inondation, incendie, etc.) malgr\u00e9\ntoutes les pr\u00e9cautions prises par le centre.<\/li><li>Dans la majorit\u00e9 des cas, la personne\nversante garde, au moins durant un certain temps, une partie des <strong>droits <\/strong>sur\nles documents qu\u2019elle a produits. Il faut, ici, faire la diff\u00e9rence entre la\nl\u00e9gislation portant sur les droits personnels (RGPD) et celle encadrant les\ninformations que le producteur d\u2019archives fournit. Ce dernier peut \u00e0 tout\nmoment demander d\u2019y avoir acc\u00e8s, de les rectifier, de les effacer ou encore\nd\u2019en obtenir une copie. La personne versante peut demander le retrait de son\nconsentement, ce qui implique la suppression des donn\u00e9es \u00e0 caract\u00e8re personnel\net\/ou une anonymisation. Le retrait de certains documents des collections peut\naussi \u00eatre demand\u00e9. Une clause r\u00e9glementant ces possibilit\u00e9s doit \u00eatre envisag\u00e9e\nafin de prot\u00e9ger les deux parties. <\/li><li>L\u2019\u00e9ventualit\u00e9 d\u2019une fermeture du centre\npeut aussi \u00eatre int\u00e9gr\u00e9e \u00e0 la convention. Le producteur peut dans ce cas\naccepter le transfert des archives dans un centre aux missions similaires et\navec une continuation des conditions de la convention ou le refuser et demander\nla restitution des archives.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>4. <strong>Les points de vigilances lors de la cr\u00e9ation d\u2019un r\u00e8glement<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Il\nest aussi possible de ne pas recourir \u00e0 une convention et de se tourner vers un\nr\u00e8glement g\u00e9n\u00e9ral qui lui aussi doit \u00eatre r\u00e9fl\u00e9chi. Ce type d\u2019encadrement\nsurvient lorsque c\u2019est le producteur qui vient vers le centre d\u2019archives, comme\ndans le cadre d\u2019une collecte sp\u00e9cifique, p. ex. par le biais d\u2019une adresse mail\ncentrale. Dans ce cas, l\u2019adresse mail est soumise \u00e0 un r\u00e8glement g\u00e9n\u00e9ral\nd\u2019utilisation qui prot\u00e8ge tant le producteur que le centre, \u00e0 l\u2019instar d\u2019une\nconvention. C\u2019est par exemple ce que fait actuellement la ville de Mons avec le\nprojet <em>M\u00e9moire de confinement. <\/em><\/p>\n\n\n\n<p>Lors\nde la cr\u00e9ation d\u2019un r\u00e8glement, le focus doit \u00eatre mis sur diff\u00e9rents\npoints&nbsp;: <\/p>\n\n\n\n<ul><li>La question des <strong>donn\u00e9es \u00e0 caract\u00e8re personnel<\/strong> doit \u00eatre r\u00e9gie par le r\u00e8glement en prenant en compte les obligations d\u00e9rivant du RGPD. L\u2019utilisateur doit savoir quelles donn\u00e9es seront utilis\u00e9es (nom, adresse mail, \u2026) et \u00e0 quelles fins. <\/li><li><strong>L\u2019organisation et la pr\u00e9sentation<\/strong> du projet doivent y \u00eatre d\u00e9finies. Il faut donc expliquer la finalit\u00e9 destin\u00e9e \u00e0 ces archives. S\u2019agit d\u2019une conservation \u00e0 long terme&nbsp;? D\u2019une conservation de donn\u00e9es \u00e0 des fins archivistiques&nbsp;? Ou encore d\u2019une utilisation historique ou scientifique des donn\u00e9es recueillies&nbsp;? Les donn\u00e9es sont-elles recueillies dans le but de r\u00e9aliser une publication future&nbsp;?<\/li><li>Les <strong>droits et devoirs des utilisateurs<\/strong> doivent y \u00eatre expliqu\u00e9s. Dans ce cas, l\u2019utilisateur s\u2019engage, entre autres, \u00e0 ne pas envoyer de contenu commercial ou de propos haineux. Le centre d\u2019archives lui, s\u2019engage \u00e0 garantir l\u2019int\u00e9grit\u00e9 des documents envoy\u00e9s. Il faut aussi expliquer les droits que les producteurs auront sur le travail <em>a posteriori<\/em> (anonymisation de certains contenus, droit de se r\u00e9tracter, \u2026.). <\/li><li>L\u2019utilisateur doit aussi \u00eatre au clair avec la notion de <strong>tri<\/strong> de ces documents. Il se peut que la totalit\u00e9 de son t\u00e9moignage ne soit pas utilis\u00e9e. Le producteur doit alors \u00eatre mis au courant de cette possibilit\u00e9.&nbsp; <\/li><li>La <strong>justification des actions<\/strong> entreprises doit aussi prendre une part importante dans la r\u00e9alisation d\u2019un r\u00e8glement. Toutes les actions doivent \u00eatre expliqu\u00e9es aux utilisateurs. Il s\u2019agit, ici, d\u2019une forme de protection juridique pour le centre d\u2019archives. <\/li><\/ul>\n\n\n\n<p><strong>Conclusion et pour aller plus loin<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>De mani\u00e8re g\u00e9n\u00e9rale, il ne faut pas rompre le lien entre les archives et leur producteur et entendre les volont\u00e9s de ce dernier. Un acc\u00e8s aux documents pour le producteur peut \u00eatre mis en place tout en \u00e9tant soumis \u00e0 certaines conditions (par exemple&nbsp;: en salle de lecture, copies, reproduction, \u2026). De plus, les pratiques peuvent \u00eatre diverses selon le centre d\u2019archives. La question des conventions est donc aussi complexe que centrale. Aussi, quelques exemples de cas plus pratiques seront mis \u00e0 disposition afin de permettre une meilleure compr\u00e9hension de cette r\u00e9alit\u00e9. <\/p>\n\n\n\n<p>\u00a9<a href=\"https:\/\/fr.freepik.com\/photos-vecteurs-libre\/personnes\">Personnes photo cr\u00e9\u00e9 par pressfoto &#8211; fr.freepik.com<\/a><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>La r\u00e9alisation d\u2019une convention est centrale lors de la collecte d\u2019archives. Mais quel est son but ? 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