De coronacrisis documenteren en archiveren, allemaal goed en wel maar hoe pak je dat aan? Hierbij een overzicht van wat je kan doen.
1. Archiveren van webpagina’s, nieuwsbrieven en sociale-mediaberichten
Informatie over de coronacrisis op webpagina’s, in digitale nieuwsbrieven en op sociale media verandert snel en kan even snel weer verdwijnen indien niet gecapteerd. Daarom roepen wij op om voor de eigen organisatie(s) webpagina’s, nieuwsbrieven en berichten op sociale media zoveel mogelijk vast te leggen in lokale archiefkopieën. Overleg met de communicatiedienst(en) is daarbij aangewezen. Niet alleen om te identificeren wat de relevante informatie is maar ook omdat zij als beheerders van de communicatiekanalen meer mogelijkheden hebben om bepaalde gegevens te archiveren. Zelf kun je met allerhande tools al veel vastleggen, maar niet de gegevens van het Facebook-account downloaden.
Op CEST en TRACKS vind je praktische informatie terug over websitearchivering en dergelijke. Het International Internet Preservation Consortium (IIPC) biedt een mooi overzicht van Tools & Software en organiseert zelf een wereldwijde Covid-19-collectie van websites waarvoor je zelf ook websites kunt aanmelden. Je kunt ook contact opnemen met meemoo-Vlaams instituut voor het archief voor technische vragen of problemen.
Tip: de handleiding digitaal archiveren voor particulieren van het Stadsarchief Amsterdam bevat een handig hoofdstuk over het archiveren van websites en sociale media.
2. Identificeren van ‘Covid-19’-informatie bij je eigen organisatie(s)
Maak een overzicht op van wat de eigen organisatie(s) doen naar aanleiding van de coronacrisis. Tracht te identificeren welke informatie men daarbij creëert of zal creëren. Dit overzicht is je werkinstrument om tijdens en na de crisis op te volgen of de documenten veilig zijn bewaard en gearchiveerd.
Hiervoor kun je een sjabloon of vragenlijst rondsturen waarin je vraagt naar:
- Naam organisatie of organisatieonderdeel
- Acties en activiteiten n.a.v. de coronacrisis
- Beschrijving of benaming informatiebestand(en)
- Contactpersoon
- … (andere info relevant om bestanden te identificeren)
3. Oproep aan je publiek om eigen getuigenissen in verband met de coronacrisis te bezorgen
Met een kleine communicatiecampagne met een wervende tekst kun je een publieke oproep doen om eigen verhalen, foto’s en filmpjes over de coronacrisis te bezorgen. Je vraagt de inwoners van je gemeente/regio of de achterban van de verenigingen en organisaties waarvoor je de archieven beheert om deze getuigenissen bij het archief neer te leggen. Op die manier archiveren we deze zaken als getuigenis van deze bijzondere gebeurtenis.
Ter inspiratie vind je onder « Archivarissen in actie » verschillende initiatieven die collega’s reeds ondernamen.
Graag geven we hierbij nog enkele tips mee:
- Werk eventueel samen met andere archiefinstellingen of bibliotheken in je stad of regio.
- Voorzie (indien mogelijk) een portaal waar zware bestanden opgeladen kunnen worden. Dergelijke bestanden kunnen vaak maar moeizaam per mail verzonden worden.
- Vergeet niet om bij ontvangst de nodige contextgegevens te registreren.
- Voorzie of gebruik een schenkingsformulier om praktische en formele zaken (rechten e.d.) te regelen.
FR 
NL