L’exemple de la Ville de Mons
Dans un premier article sur les conventions, nous sommes revenus sur l’importance des conventions de don dans un projet d’archivage. En effet, avant de lancer un projet au niveau d’une Ville ou d’une commune… ou de toute autre structure, il est nécessaire de réfléchir avant tout au cadre juridique du projet : quelles implications à long terme ? Comment garantir l’utilisation juste des documents fournis ? Une simple convention de don est-elle envisageable ?
Ci-dessous, nous développerons le cas de la ville de Mons.
- Baliser
Le projet Mémoire de Confinement, développé par la Ville de Mons, vise à permettre au citoyen d’envoyer, sur base volontaire, des documents écrits, audios, vidéos ou encore web. Pour autant, pour rendre au mieux la période de confinement, nous avons rapidement pris en compte les nouvelles technologies : sur base d’une autorisation donnée par les personnes concernées, la Ville peut enregistrer tout ou une partie de site web ou de pages de réseaux sociaux, à des fins de conservation et de réutilisation. Ce genre d’autorisation permettait ainsi de garder le contexte général de certains témoignages.
Ces éléments poussaient donc à une réflexion supplémentaire, alors que la convention de don classique ne permettait pas une prise en compte correcte de ces aspects. Enfin, le projet ne se limite pas uniquement à un seul acteur, à savoir le Service des Archives de la Ville, mais intègre également le Musée du Doudou en charge des témoignages en lien avec la ducasse rituelle et le Beffroi.
Pour tenir compte de ces éléments et simplifier ce qui peut l’être, nous avons donc choisi de fonctionner sur base de trois documents juridiques :
- Un règlement régissant une adresse mail unique, spécialement créée pour l’occasion,
- Une convention de don classique pour les envois plus conséquents
- Une convention d’autorisation d’extraction de données.
Quel que soit le choix en termes de collecte que vous ferez, n’hésitez pas à contacter le service communication et le service juridique pour certains aspects de votre projet : ils seront d’une aide précieuse pour vous aider à baliser tout cela
2. Adresse mail unique
Le projet montois fonctionne donc sur base d’une adresse mail spécialement créée pour l’occasion.
Quelques intérêts pratiques cette boite mail unique :
- Accessible par les services participants pour la gestion de leurs thématiques propres,
- Vis-à-vis du public, limitation du nombre d’interlocuteurs ou d’adresses mails à contacter et facilitation de l’envoi de témoignage,
- A long terme, enregistrement et archivage pour un accès “hors ligne”, sans devoir passer par les différentes adresses mails des services participants.
Mais c’est surtout juridiquement que le point de contact unique se justifie : un règlement permet de considérer que toute personne envoyant son témoignage (avec ou sans annexe) a bien marqué son accord pour le traitement ultérieur. Le règlement montois se base sur des éléments préexistants :
- Charte d’utilisation de la page Facebook de la Ville de Mons, notamment pour ce qui concerne les droits et devoirs des utilisateurs. On se réserve notamment le droit de refuser l’utilisation ou la conservation de certains témoignages.
- Prescrits en matière RGPD, notamment en termes d’information à fournir aux personnes sur l’utilisation de ces données. Outre la série d’information obligatoire, pour plus de transparence, nous avons également ajouté des informations généralement obtenues “sur demande” des personnes concernées.
L’importance est donc de prendre en compte plusieurs aspects juridiques : RGPD, droit à l’image, droit d’utilisation.
Vous pouvez retrouver ce règlement sur la page du projet : https://www.mons.be/vivre-a-mons/sante/covid-19/memoire-de-confinement/reglement-general
Pour ajouter une garantie supplémentaire, nous demandons également l’autorisation de réutiliser certains documents directement par mail.
3. Convention de don
Pour autant, un règlement unique ne semble pas suffire pour des envois plus conséquents, comme des photographies en grande quantité, montages, droit à l’image, enregistrement réseaux et sites internet… Pour ces éléments, à nouveau, n’hésitez surtout pas à demander l’avis des juristes de votre organisme.
On distingue deux conventions pour des utilisations différentes.
- Donation (Vidéos, photographies et autres documents fournis par le donateur)
On préfère retourner vers une convention classique, signée directement par le donateur et validée ensuite par le Conseil communal et le Collège. L’intérêt est de garantir une utilisation le plus large possible. Bien entendu, le donateur peut avoir des préférences en termes de consultabilité, préférences qu’il aura la possibilité de mentionner et qui apparaîtront dans une convention plus définitive. Il faut en effet respecter aussi bien l’intérêt de la Ville en termes de réutilisation et de valorisation que l’intérêt du donateur et son droit à la vie privée (notamment : art. 8 de la Convention européenne des droits de l’homme).
- Autorisation d’utilisation de donnée
Au niveau montois, on a très tôt tenu compte de l’importance des réseaux sociaux durant cette période de confinement. En effet, beaucoup de citoyens témoignent de leur vie par ce biais. Or, une simple réception de documents ne permet pas de remettre parfaitement en contexte certaines publications. Par exemple, sur Facebook, Instagram ou twitter, la personne peut ajouter des commentaires à ses photographies, donner des précisions sur une vidéo, etc. Autant d’éléments contextuels qui manqueraient pour comprendre l’utilisation même des images et vidéos. Pour ces raisons, une convention peut être proposée pour autoriser la Ville à extraire ces données
4. En guise de conclusion
Comme Émilie Vermaut le disait dans le premier article sur les conventions, l’important est de baliser son projet de récolte pour ensuite réfléchir aux différents aspects juridiques. Un règlement ? Une convention d’utilisation ? Tout est possible, cela dépend à la fois de votre façon de voir le projet et de vos instances qui voudront plus ou moins de souplesse par rapport aux réceptions.
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