PODCAST #2 – Gestionnaires de l’information : “Depuis la crise, les gens savent qui on est et font beaucoup plus appel à nous”

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Nous recevons dans ce podcast Aurore Wuyts, gestionnaire de connaissances au sein des Mutualités chrétiennes depuis 2016.

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Aurore Wuyts revient d’abord sur son parcours depuis la sortie des études, avec une formation d’historienne à l’UCL spécialisée en Histoire contemporaine.

Au sein de la Mutualité chrétienne, elle est aujourd’hui responsable de la coordination “l’intranet francophone, pour toute la Wallonie“, avec une équipe de 6 personnes, leur intranet servant à la fois de base de connaissance métiers et d’outil concernant l’environnement de travail.

“Je gère essentiellement de l’information courante », explique-t-elle. Mais reste de part sa formation sensibilisée à la préservation de l’information : “J’essaye de sensibiliser mes collègues à cette notion d’archive, à cette notion de préservation qu’ils n’ont pas toujours. Ils sont beaucoup dans la gestion courante : une fois que ce n’est plus d’actualité ou que ce n’est plus une législation applicable à la Mutualité, on jette.” Un des projets qu’ils sont en train de mener avec ses collègues est justement de mettre en place une politique claire de gestion et préservation d‘archives, numériques principalement, au sein de l’entreprise”

“Je faisais déjà deux jours de télétravail par semaine avant la pandémie”

En mars 2020 , sa manière de fonctionner a été très peu impactée par la pandémie. “Il y avait déjà du télétravail de manière structurelle instauré à la Mutualité chrétienne.” L’entreprise faisait déjà une grosse différence entre les collègues qui sont “en première ligne, en relation directe avec les membres, les clients. Et tout ce qui est back office comme moi, qui ne sont pas en relation directe avec les membres, et tous ceux là comme moi avaient déjà possibilité de faire du télétravail.  Moi-même je faisais déjà deux jours de télétravail par semaine avant la pandémie.

“Heureusement qu’on a été équipé juste avant”

Mais quand il a fallu passer à plein temps en télétravail “ça a changé pas mal de choses mais on avait la chance qu’on était en train d’implémenter de nouveaux outils Office 365 dans notre entreprise, donc la pandémie a boosté ce projet-là. On venait de mettre Skype et Teams en place. Ca tombait en fait très bien puisque Teams a explosé chez nous quand toutes les réunions qu’on avait en présentiel sont passées sur Teams.” Ils avaient également tous été équipés de PC portable juste avant la pandémie.

Cette multiplication des outils est quand même un défi pour la Mutualité, puisqu’il y a en a de plus en plus, il faut pouvoir mettre en place des ligne directrices et surtout avoir du temps pour s’approprier l’outil et créer la politique qui va avec pour ensuite coacher les utilisateurs dans cette utilisation et ce respect des règles.

Aurore Wuyts nous raconte également dans ce podcast comment la direction a mis en place plusieurs actions pour garder le lien entre les travailleurs, “des petites attentions envers les collègues” (carte de vœux personnalisée, carte de remerciement à la fin du premier confinement, drink virtuel pour le Nouvel an avec un apéro reçu au préalable par courrier…), ou encore d’autres actions eu sein des services (journée du pull de Noël, pauses cafés virtuelles,…)

Pouvoir accéder à l’information rapidement et de manière structurée, est devenue une priorité

Ce que l’on peut retenir de cette période c’est que le confinement et la nécessité de passer au télétravail ont mis les gestionnaires de l’info au devant de la scène : dans les institutions, pouvoir accéder à l’information rapidement et de manière structurée, est devenue une priorité. D’où une plus grand visibilité des gestionnaires de l’information et une meilleure reconnaissance de la part des autres services. « On a constaté que les gens savent qui on est et font beaucoup plus appel à nous, ils se rendent compte aussi de l’expertise qu’on peut leur apporter, et on passe un peu outre cette idée qu’on entend souvent dans le monde de la gestion de l’information que n’importe qui peut le faire… ! »

Retrouvez l’intégralité des propos de nos intervenants dans le podcast > https://archivesquarantainearchief.be/fr/podcasts/

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