Nous recevons dans ce podcast Virginien Horge, archiviste aux Archives de la Ville de Mons.
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Virginien Horge explique dans ce podcast qu’aux Archives de la Ville de Mons, l’essentiel du travail concerne des archives administratives, donc beaucoup de lecteurs et de personnes qui font des études sur des bâtiments actuels. Il n’y a pas beaucoup d’historiens, la majorité reste de l’administratif.
La question du numérique est au centre des préoccupations : “on a vite des services qui depuis 10 ans accumulent des données dans tous les sens”, explique l’archiviste. Alors quand un agent s’en va, les services se disent que c’est l’occasion de faire quelque chose, cela pose toute une série de questions pour l’archiviste de la Ville sur la gestion électronique de documents (GED), les applications RGPD, etc. Virginien Horge est également délégué à la protection des données : il est donc en charge de l’application du RGPD au niveau de la Ville de Mons. En liant cette question à celle des archives, l’archiviste explique qu’il est plus facile de faire comprendre l’intérêt de détruire certains documents présents depuis des lustres.
Le confinement, l’occasion de reclasser les dossiers électroniques
Avec la crise du Covid, comme partout, l’archiviste a du s’adapter. “En temps normal on est plutôt sur le papier, on est vraiment en train de traiter ce qu’on a dans les locaux. Et là tout d’un coup avec le confinement, on doit trouver quelque chose à faire en télétravail, puisqu’il y avait obligation de télétravail”. Il a fallu trouver des tâches à distance pour les cinq personnes de l’équipe. Virginien Horge a dans un premier temps reclasser les dossiers électroniques du service des archives et trouver comment améliorer sa structuration. Puis en tant que délégué à la protection des données, il a fait la même chose sur les dossiers RGPD, pour avancer sur la mise en conformité de tous les services. Il détaille également dans ce podcast l’organisation de son service en télétravail, puis lors des premier et second confinements/déconfinements.
En terme de consultation des archives, la crise a eu un réel impact sur les demandes de numérisation des documents. Les services n’hésitent plus à demander le scan d’un document directement, plutôt que la consultation d’un dossier entier.
Enregistrer les témoignages sur les réseaux sociaux
Dans le cadre du projet Archives de quarantaine, la première chose faite par les Archives de la ville de Mons a été de mettre en place une adresse mail où ils ont reçu 4 à 5 donations avec convention de dons, et une bonne vingtaine ou trentaine de petites donations par mails (photos, montages photos, poèmes, texte de slam…), sur des thèmes variés.
Dans un second temps, ils ont enregistré eux même les témoignages sur le web, sur les réseaux sociaux, en utilisant un extracteur de site web.
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“C’est vraiment une réflexion qu’on a du avoir, vu qu’on n’avait pas beaucoup de retours sur l’adresse mail, on s’est dit qu’il fallait qu’on fasse aussi quelque chose nous même. Et les meilleurs témoignages ça reste les témoignages des réseaux sociaux”. Et là il a fallu faire un choix : Twitter était difficile à enregistrer et beaucoup trop actif, il y a aussi moins de débats et de commentaires. Donc c’est Facebook qui a été choisi : car le réseau rassemble beaucoup de générations différentes, avec des débats en commentaires.
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Au premier confinement ils se sont donc mis à enregistrer des pages Facebook entières : page de la ville, page du bourgmestre, qui sont toujours scannées à l’heure actuelle. D’autres pages ont été enregistrées plus ponctuellement : mouvement d’entraide, de solidarité, aide aux SDF, asbl culturelles, pages Facebook d’échevins, de partis, etc.
“C’est grâce à Archives de quarantaine que j’ai trouvé des solutions pour archiver les pages Facebook”
Virginien Horge revient également sur les détails techniques de cet archivage numérique. “Il faut savoir que c’est grâce à Archives de quarantaine (AQA) que j’ai trouvé des solutions pour archiver les pages Facebook. Au début c’était les néerlandophones qui étaient très actifs sur AQA, et partageaient leurs connaissances et compétences, notamment sur l’archivage électronique des données éphémères en ligne. Donc c’est là dedans que j’ai été pioché au début les extensions Facebook (…). Sans ce partage, je n’aurais peut-être pas été aussi vite.”
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Les archives de la ville de Mons ont également mis en ligne un questionnaire, sur le modèle de celui de la ville de Namur. Là aussi ils ont reçu une trentaine de témoignages, de tous bords, et aussi des employés de la ville.
Enfin, une quatrième phase est en travail, mais prend beaucoup plus de temps : des entretiens de témoignages oraux filmés, en lien avec le Mons Memorial Museum, le but est d’enregistrer des témoignages filmés valorisables dans un musée.
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“Le télétravail était un coup de pied nécessaire”
Pour Virginien Horge, la crise sanitaire aura massivement poussé pour que la numérisation du secteur avance. “Le télétravail était un coup de pied qu’il était nécessaire de mettre en place”, dit-il. Les attentes concernent dorénavant la numérisation des procédures. “On nous demande sans cesse ‘mais pourquoi vous ne numérisez pas tout ça ?’ : parce qu’il faut du personnel, du matériel et des compétences techniques…” “Les gens pensent que numériser le papier c’est la solution, mais même numériser les procédures ne changera rien au problème : si on n’a pas un archiviste ou quelqu’un pour classer derrière on en reviendra aux mêmes problèmes qu’avant, sauf qu’on n’aura plus des problèmes de locaux mais de serveurs“. “On nous écoute plus, on comprend qu’il est temps de numériser les procédures”.
Pour conclure ce podcast Virginien Horge fait quelques hypothèses sur l’avenir de la plateforme Archives de quarantaine : pour lui, “c’est un premier projet d’archivage du présent”.
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